ミス防止 ミスを体験して深く学ぶ
ミスの体験を活かす
当たり前ですが、ミスは起きないのがベストです。
なぜなら、ミスがなければ被害が生じないからです。
ですがミスが起きてしまったら、どうすればいいでしょうか。
それは、二度と同様のミスが起こらないように対策を講じ、ミスを活かすことです。
ミスをすると否応なくそのミスを体験することになります。
ミスを発見したときの焦る気持ちを感じ、上司から怒鳴られ恐怖と悲しみを感じ、職場が緊張した雰囲気に変わるのを感じ、同僚の同情した視線を感じます。
被害が生じないように自分自身だけでなく上司や同僚までも慌ただしく動き出し、お客様に被害があれば謝罪の電話をすることになります。
このような「嫌な」体験から、ミスをするとどんなことになるか、感情を伴った教訓を学ぶことになるのです。
このような体験は大きく感情を揺さぶるため、深く学習することができます。
人間は失敗からしか学ばないというのは、逆に言うと、失敗という体験がとても強烈で学習効果が高いことを示しているのです。
Excelショートカット Ctrl + C か Alt + C + C か
ショートカットキーは2種類ある
Excelのショートカットキーはたくさんありますが、大きく分けて2種類に分かれます。
ひとつは 標準的なショートカットキーです。Ctrl + C がこれに当たります。Ctrl キー、Shift キーと他のキーを組み合わせるものが多くあります。
もうひとつは Alt で始まるショートカットキーです。Alt + C +C がこれに当たります。リボンと連動しており、 Alt キーを押すとリボンに割り振られたアルファベットがポップアップ表示され、次に押すべきキーを示してくれます。
Ctrl + C も Alt + C + C も選択範囲をコピーします。同じ機能に対し2種類のショートカットキーが対応していますが、どちらを主に使ったほうがよいのでしょうか。
この投稿ではそれぞれのショートカットキーの長所と短所を比較し、どうすればショートカットキーの効果を最大化できるか考察してみます。
※以下では、標準的なショートカットキーを「標準ショートカットキー」、Alt で始まるショートカットキーを「Alt ショートカットキー」と呼ぶことにします。
標準ショートカットキー（Ctrl + C）のメリット・デメリット
メリット
- Windows, Word, PowerPoint などと共通のキー
- 昔から使われているおなじみのキー
- キーを押す回数が少ない
デメリット
- 暗記ににくい
- 覚えてなければ使えない
- 種類が少ない
Alt ショートカットキー (Alt + C + C)のメリット・デメリット
メリット
- Alt を押せばヒントが出てくれるので、使いながら暗記できる
- 覚えてなくても Alt を押せばヒントが出てくれるので使える
- 種類が多い
デメリット
- キーを押す回数が多い
- なじみのないキー
Excel 合計値を即座に知る方法 ステータスバー
リアルタイムで合計を知りたい状況はたびたびある
入力した数値の合計をすぐに知りたいことはありませんか。
「入力値の合計が100になるはずだが確認したい」
「データを入力している最中に上司から『合計はどれくらい』と聞かれてしまった」
「パソコンを使った打合せのるとき、合計を即座に出せれば便利なのだが・・・」
こういう状況はたびたびあると思います。
合計したい数値を選択しステータスバーを見ると・・・
実はExcelには即座に合計を表示する機能が備わっています。表示が小さいので気づいていない方もいらっしゃると思います。
数値を選択するとステータスバーに平均、データ個数、合計が表示されるのです。
さらに最大値や最小値も表示することができます。
やりかたはステータスバーを右クリックして項目を選択です。
まとめ
ささっと合計を確認したい場面はたくさんあると思います。
そんなとき、選択してステータスバーを見る方法は、手軽でスピーディーです。
セルに数式を打ち込むまでもないときに重宝する方法でしょう。
様々な場面で役に立つと思うので、ぜひ活用してください。
Excel 条件付き書式を使ったミス防止策
誤った値の条件が分かっていれば、条件付き書式でセルに色を付けることで、ミスを発見しやすくできます。
かならず正の値になる場合
例として出納帳を作成しました。
有り高がマイナスになることはありえないので、有り高の列に条件付き書式を設定してあります。
この場合、出金額の入力ミスか、入金の入力漏れのミスが考えられます。
条件付き書式の代わりに、表示形式を通過表示にしても、同様の効果があります。
合計が分かっている場合
例として部署ごとの社員総数をまとめて表にしました。
全社員数は229人と既にに分かっています。
条件付き書式で、各部門の人数の合計が社員総数と等しくない場合に強調表示されるようにします。
まとめ
条件付き書式を上手に活用すれば、不適切な数値を強調表示することで、いち早くミスに気づくことができます。
数値が取りうる範囲を明確にしておくことで、この方法を活用することができます。
最終結果だけでなく途中経過に条件を設定する方法や、検算を活用する方法など、様々な応用例が考えられます。
ミス防止 作業の全体像を把握する
自分の作業を作業工程全体のなかに位置づける
ミスの原因の一つに、作業全体の中に自分の作業を位置づけていないことがあります。
これができていないと、ミスをしたときどれくらい重大なミスなのか判断できません。
すぐに上司に報告すべきなのか、あとで修正するのか、取るべき対応が決められません。
重大なミスを報告し忘れたら、取り返しのつかないことになりえます。逆に軽微なミスをイチイチ上司に報告していたら、上司の時間を奪ってしまい迷惑をかけるでしょう。
自分の仕事を作業工程全体に位置づけられていれば、適切な対応策をとることができます。
Excelショートカット シート操作関連
今回使用するショートカット
シート挿入 Alt + IW
シート切替 Ctrl + PageUp/PageDown
シート名変更 Alt + OHR
応用例 シートを挿入してシート切替
Alt + IW ⇒ Ctrl + PageDown
シート挿入 Alt + IW
シート移動 Alt + PageDown
応用例 シートを挿入してシート名変更
Alt + IW ⇒ Alt + OHR
シート挿入 Alt + IW
シート名変更 Alt + OHR
ミス防止 脳への負荷が下がるとミスが減る
ミスの原因 ～脳のキャパシティーオーバー～
なぜミスが生じるのでしょうか。
多くの場合、脳に負荷がかかり過ぎたときに生じます。
脳の情報処理能力は有限なので、許容量を超えると情報を処理しきれなくなるのです。
たとえば文章から誤字脱字を見つけて修正する場合を考えます。
誤字脱字が500字の中に3か所あるだけなら、1回のチェックで修正できるでしょう。
しかし、もし500字の中に30か所あったらどうでしょうか。
どれだけ注意を払っても、1回のチェックでは見落としてしまうでしょう。
後者のほうが脳にかかる負荷がはるかに大きいからです。
注意を向けるとことは脳に負荷がかかります。
注意を払うべき範囲があまりに広いと、負荷が脳の許容量を超えてしまいます。
結果としてミスが生じるのです。
脳にかかる負荷を下げるには ～整理整頓・繰返し～
脳の許容量を超えた処理を行わせるとミスが生じることがわかりました。
では、脳にかかる負荷をさげるには、なにをすればいいのでしょうか。
基本的なことを２つ紹介します。
- 整理整頓する
- 繰り返しにする
整理整頓
整理整頓は仕事の基本といわれます。これはまったく理に適っています。
整理整頓とは「モノゴト（物・情報）のある場所をわかりやすくしておく」ことです。
こうすることで、なにか必要なものを取り出すとき、「探す」必要がなくなります。
探すことは脳に大きな負荷をかけます。
注意して周囲を見回し、探し物かを何度も判断しなければなりません。
それでも見つからなければ、どこにあるかか頭を使って「思い付く」必要があります。
モノゴトが整理整頓してあれば、探す必要がなくなります。
探す手間をなくすことで、脳にかかる負荷を減り、ミスを減ることになるのです。
繰返し
異なる作業を続けるより、同じ作業を繰り返したほうがミスは少なくなります。
これは同じ作業を繰り返す場合、脳が慣れて自動的に処理できるようになるからです。
たとえば、何十枚もある書類の所定のカ所に印鑑を押す作業をイメージしてください。
もし、印鑑を押す場所が書類ごとに違っていたら、押しにくいですよね。
まちがえて他の人の場所に押してしまったりするでしょう。
一方、印鑑を押す場所が各書類で同じなら、リズムよくどんどん押せるでしょう。
どこに印鑑を押すかを脳が判断する必要がないからです。
このように、脳は同じ作業の繰り返しが得意です。
（ただし繰り返し特有のミスもあるので注意です）
だから、多量の作業がある場合、工夫して同じ作業の繰り返しになるにすると、ミスを減らすことができます。
まとめ
ミスの原因は脳にかかる負荷のの許容量オーバーです。
負荷を減らすには、①整理整頓を心がける、②作業が同じことの繰り返し作業になるようにくふうするとよいです。
